Hay quien dice que la IA sustituirá puestos de trabajo. Yo digo que lo que sustituirá son horas muertas delante del ordenador, correos que nunca encuentran las palabras adecuadas, informes que se reescriben tres veces, y reuniones que dejan actas pendientes durante semanas.
Y si alguien debería aprovechar la IA, son los ayuntamientos. Porque en el mundo local todo es urgente, todo es importante, y todo recae en equipos humanos con recursos limitados y tiempo escaso.
¿La buena noticia? No hace falta saber programar. Ni ser un experto en datos. Solo hay que saber qué quieres hacer, y tener una herramienta de IA a mano.
Aquí te dejo 5 tareas reales y cotidianas en las que una IA puede hacerte la jornada más ágil, más eficiente y —por qué no decirlo— un poco menos caótica.
1️⃣ Redacción de correos y documentos
¿Cuántos minutos al día perdemos pensando cómo empezar un correo? ¿Cuántas horas rehacemos documentos que solo queríamos “dejar listos”?
La redacción es un pozo de tiempo que succiona horas de la jornada de un funcionario. ¿Y lo peor? Que a menudo no es el contenido lo que falla, sino la forma: encontrar el tono correcto, estructurar bien las ideas, evitar repeticiones o errores formales.
Pero también hay otro enemigo más silencioso: la hoja en blanco. Ese momento en que tienes la cabeza llena pero la página vacía. Y ahí es donde la IA se convierte en una herramienta práctica: te da un primer borrador, un texto estructurado sobre el que empezar a trabajar. No partes de cero, y eso lo cambia todo.
Te permite avanzar, mejorar, revisar. No sustituye tu criterio, pero te ahorra la parálisis inicial y transforma una hora de trabajo en quince minutos.
Es exactamente eso: hacer más, sin perder calidad y en menos tiempo. Planazo.
2️⃣ Preparación de presentaciones y actas de reuniones
Reunión de seguimiento, sesión informativa, comisión de trabajo… ¿y después, qué? El clásico “ya haré el acta cuando tenga un momento” que nunca llega. O la presentación de apoyo que te reclaman para mañana por la mañana. Con suerte, tienes tiempo. Sin suerte, tienes prisa.
Aquí la IA te hace un gran favor: le das los puntos clave, las conclusiones o incluso un audio rápido, y te devuelve el acta en formato formal, o unas diapositivas limpias y coherentes. Es una máquina de ordenar información.
No hace falta inventar la rueda cada vez. Con un buen prompt, te quitas de encima una tarea pesada y ganas tiempo para pensar, no para teclear.
Una hora menos de Word y PowerPoint. Una hora más de cerebro. Y eso, en una administración, es oro puro.
3️⃣ Creación de documentos internos, informes y formularios
¿Cuántas veces hemos rehecho desde cero un documento que ya habíamos hecho hace seis meses? ¿O hemos copiado fragmentos de otros informes, intentando adaptarlos como buenamente podemos?
El día a día municipal está lleno de formularios que se repiten, informes con esquemas similares, y protocolos internos que solo cambian en los detalles. Pero cada vez nos encontramos ante el mismo dilema: volver a empezar.
Aquí la IA no solo ayuda: optimiza. Le explicas el tipo de documento que quieres, el uso que tendrá, y te genera una plantilla estructurada, formal y reutilizable. Una base sólida que puedes afinar según las necesidades específicas de cada situación.
Y no hablamos solo de ahorrar tiempo. Hablamos de estandarizar, de evitar errores, y de poder centrarse en el contenido y no en el formato.
Una función práctica, invisible y cada vez más imprescindible.
4️⃣ Traducciones y adaptación de textos multilingües
Catalán, castellano, inglés… ¿y ahora también urdú, árabe, ucraniano? Los municipios son cada vez más diversos, y eso significa que la comunicación multilingüe ya no es una opción —es casi una obligación.
Pero no siempre tenemos equipos de traducción disponibles. Y usar Google Translate sin revisar no es una solución, es una temeridad.
Con IA, podemos tener traducciones rápidas, adaptadas al contexto, con un tono formal y administrativo. El funcionario no pierde horas ni improvisa. Traducimos mejor, con más coherencia, y llegamos a más gente. Es más inclusión, con menos esfuerzo.
Además, la IA también puede ajustar textos según el canal: más institucional para webs y boletines, más directo para redes sociales.
Y eso no solo mejora la comunicación. Mejora la confianza en la administración. Que nunca está de más ;).
5️⃣ Generación de ideas para actividades o campañas municipales
Y cómo no… ahora toca también echar una mano a los compañeros y compañeras en lo que estoy especializada: la comunicación.
“Estamos preparando el programa de fiestas, ¿alguien tiene ideas?” Silencio. O peor: las mismas ideas de siempre. Copiar y pegar el del año pasado, cambiando la fecha.
Pero cuando se trabaja en cultura, juventud, promoción económica o participación ciudadana, la creatividad no es un lujo —es una exigencia.
Aquí es donde la IA juega un papel inesperado: como fuente de inspiración. Puedes hacer brainstorming con un modelo bien entrenado y obtener ideas frescas, eslóganes que conecten, nombres de talleres, formatos innovadores, actividades que nunca se te habrían ocurrido.
No se trata de dejar que la máquina decida. Se trata de tener una lluvia de ideas instantánea e infinita, que tú filtras, ajustas y adaptas.
Una herramienta creativa al servicio del impacto ciudadano. Porque innovar también es una responsabilidad pública.
Por último pero no menos importante, atento/a
🔑 Revisa siempre el contenido.
La IA siempre habla como si tuviera un doctorado y a veces nos la cuela. Como lo oyes. Recuerda que el/la experto/a eres tú, no la IA. Nadie mejor que tu sabe hacer bien el trabajo, así que la IA debe ser supervisada. Es como tener un estudiante en prácticas, pero graduado con matrícula de honor.
Es por eso por lo que NO he recomendado usarla para hacer resúmenes de licitaciones, de informes o documentos importantes, porque SÍ, se inventa cosas, alucina. Por eso es mejor usarla para crear, sobre todo de temas en los que SÍ somos expertos/as. Para poder luego supervisarla. Si le pides un resumen de un documento que NO te vas a leer entero, ¿Cómo sabes que no se está equivocando? No puedes.
Así que, si vas a usarla para esto, asegúrate que sea con temas banales y de poca importancia, por si se le va la olla. [Es un consejito que te doy…]
🔑 Pero recordémoslo: la IA no viene a sustituir, sino a liberar.
Liberar tiempo para pensar, para escuchar, para resolver mejor. Para hacer el trabajo que ninguna máquina puede hacer: el de servir a las personas con criterio, empatía y sentido público. Ten clara una cosa, si realmente quieres sacar el máximo partido a esta tecnología, hace falta ir un paso más allá.
Ahora bien, como toda herramienta potente, es necesario hacer un uso responsable. No hay atajos en materia de protección de datos: nada de compartir información personal o de terceros, ni documentos internos con datos sensibles. La LOPD no se va de vacaciones, ni siquiera con la IA.
👉 En el próximo artículo, hablaremos de los GPTs personalizados: asistentes inteligentes diseñados para tareas repetitivas y constantes, que aprenden de tu contexto y responden como si fueras tú. Una herramienta poderosa para dejar de repetir siempre lo mismo… y empezar a escalar nuestra capacidad operativa. Y ¿sabes qué? No necesitas ser informático ni ingeniero, solo tener claros los pasos a seguir y yo, te compartiré los míos.
¿Te apuntas?
